Муниципальное бюджетное дошкольное образовательное учреждение детский сад № 174
(МБДОУ - детский сад № 174)

СОГЛАСОВАНЫ
Общим собранием работников
МБДОУ - детский сад № 174
(протокол от 14.03.2023 № 3)

УТВЕРЖДЕНЫ
приказом МБДОУ - детский сад № 174
от 14.03.2023 № 10

Порядок
ведения личных дел работников
МБДОУ - детский сад № 174
1. Общие положения
1.1 Настоящий локальный акт определяет порядок ведения, учета и хранения личных
дел работников МБДОУ - детский сад № 174 (далее – образовательная организация).
1.2. Порядок разработан в соответствии с Трудовым кодексом РФ, Федеральным
законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», Методическими
рекомендациями Росархива, Указом Президента от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении
Положения о персональных данных государственного служащего Российской
Федерации и ведении его личного дела», коллективным договором и уставом
образовательной организации.
2. Формирование личных дел работников
2.1. Формирование личного дела работника производится работником, назначенным
директором образовательной организации (далее – ответственный за ведение дел).
Личное дело формируется не позднее пяти рабочих дней со дня заключения трудового
договора и только после получения от работника согласия на обработку его
персональных данных.
2.2. При поступлении на работу работник предоставляет (при наличии):
паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
автобиографию;
заявление о приеме на работу;
документ, который подтверждает регистрацию в системе индивидуального
персонифицированного учета, в том числе в форме электронного документа,
либо страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, за
исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые;
 идентификационный номер налогоплательщика;
 документ воинского учета (для военнообязанных лиц);





документ об образовании;
аттестационный лист;
справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного
преследования;
 справку о том,
является
или
не
является
лицо
подвергнутым
административному наказанию за потребление наркотических средств;
 трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности, кроме случаев,
когда работник принимается на работу впервые или на условиях
совместительства;
 медицинскую книжку;
 свидетельство о браке;
 свидетельство о рождении детей.
2.3. Образовательная организация оформляет:








приказ о приеме на работу (о перемещении на другие должности);
трудовой договор в двух экземплярах;
должностную инструкцию.

2.4. Первичное оформление личного дела предусматривает:
а) присвоение личному делу номера согласно журналу учета личных дел (приложение
№ 1);
б) проставление на обложке личного дела (приложение № 2) следующих реквизитов:
индекс дела (в соответствии с номенклатурой дел образовательной организации); полное
наименование образовательной организации; номер личного дела; фамилия имя
отчество работника в именительном падеже; даты – год начала и год окончания ведения
дела; количество листов; срок хранения;
в) помещение документов, подлежащих хранению в составе личных дел, в
хронологическом порядке:













внутренняя опись документов дела (приложение № 3);
лист с отметками об ознакомлении работника с персональными данными из
личного дела (приложение № 4);
лист с отметками о результатах ежегодной проверки состояния личного дела
(приложение № 5);
личный листок по учету кадров или анкета (приложения № 6 и № 7);
автобиография;
заявление о приеме на работу;
приказ о приеме на работу;
должностная инструкция;
трудовой договор;
договор о полной материальной ответственности (если работник – материально
ответственное лицо);
характеристики и рекомендательные письма;
<...>.

2.5. Листы документов, помещенных в личное дело, подлежат нумерации.

2.6. Документы помещаются в папку-скоросшиватель. При увольнении работника дело
прошивается нитками и сдается в архив.
2.7. Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, должна содержать
сведения о порядковых номерах, наименованиях документов дела, количестве листов,
датах включения документов в личное дело и изъятия из дела, а также кем изъят
документ и по какой причине.
2.8. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме. Листы
внутренней описи нумеруются отдельно.
2.9. При подготовке личных дел к передаче на хранение к внутренней описи
составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество
включенных в нее документов и количество листов дела.
3. Ведение личных дел работников
3.1. Личное дело ведется в течение всего периода работы работника образовательной
организации.
3.2. Ведение личного дела работника предусматривает помещение в дело документов,
образующихся в процессе рабочей деятельности и имеющих значение для трудовых
отношений:









дополнение к личному листку по учету кадров;
дополнительные соглашения к трудовому договору;
копии приказов по личному составу, которые касаются работника;
отзывы должностных лиц о работнике;
копии документов о повышении квалификации;
копии сертификатов, грамот;
лист – заверитель дела (составляют при сдаче личного дела в архив);
иные документы.

3.3. В личные дела не помещаются документы, имеющие второстепенное значение.
Такие документы хранятся в отдельном деле № 4-09 «Документы, не вошедшие в состав
личных дел».
3.4. Работник знакомится с личным делом в течение трех рабочих дней с даты получения
ответственным за ведение дел заявления с просьбой об ознакомлении. Об этом делается
отметка в листе ознакомления работника с личным делом.
3.5. Ознакомление с делом происходит исключительно в кабинете ответственного за
ведение дел и в его присутствии. Запрещается вынос дела из кабинета.
3.6. Выдача копий документов из личного дела производится по личному заявлению
работника и с разрешения директора. Копии документов должны быть заверены и
предоставлены работнику в течение трех дней со дня подачи заявления.
3.7. Изъятие отдельных документов из личного дела производится с разрешения
директора образовательной организации с оформлением соответствующей записи в

графе «Примечание» внутренней описи. При временном изъятии документа на его место
(между листами соседних документов) вкладывается справка-заместитель с указанием
даты и причин изъятия с подписью лица, выдавшего документ, и подписью лица,
получившего его во временное пользование.
3.8. В целях обеспечения контроля за сохранностью и актуальностью личных дел в
образовательной организации ежегодно производится проверка их наличия и состояния.
3.9. Ежегодную проверку состояния личных дел на предмет сохранности включенных в
него документов проводит специально созданная комиссия. О проведенных проверках
делается отметка в листе о результатах ежегодной проверки состояния и наличия
личного дела (приложение № 5) и составляется акт. Результаты проверки личных дел в
обязательном порядке доводятся до директора образовательной организации.
4. Хранение и учет личных дел работников
4.1 Хранение и учет личных дел работников образовательной организации
организуются с целью быстрого поиска личных дел, обеспечения их сохранности и
конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от
несанкционированного доступа.
4.2. Личные дела работников хранятся у ответственного за ведение дел в специальном
металлическом сейфе.
4.3. Доступ к личным делам работников имеют только ответственный за ведение дел и
директор образовательной организации либо его заместители при исполнении
обязанностей директора образовательной организации.
4.4. Систематизация личных дел работников производится в алфавитном порядке.
5. Оформление личных дел работников перед сдачей в архив
5.1. Оформление личных дел для передачи в архив производится ответственным за
ведение дел. Эта процедура включает:






подшивку (переплет) дела;
уточнение нумерации листов дела;
составление листа-заверителя (приложение № 8);
составление (уточнение) внутренней описи;
внесение уточнений в реквизиты лицевой обложки дела.

5.2. Лист – заверитель дела должен подписать его составитель, при этом делается
расшифровка должности и подписи, проставляется дата. В процессе использования
архивных документов в листе-заверителе делаются соответствующие отметки.
Если дело подшито без листа-заверителя, то его следует наклеить на внутреннюю
сторону обложки дела.
5.3. С целью обеспечения сохранности личных дел рекомендуется:

объединять индивидуальные личные дела уволенных работников в одну
обложку (объединенное дело) с таким расчетом, чтобы объем дела (тома) не
превышал 250 листов (путем сшивки материалов индивидуальных дел по
годам увольнения);
 располагать материалы индивидуальных дел в пределах дела (тома) в
алфавитном порядке (пофамильно), отделяя материалы, относящиеся к разным
индивидуальным делам, чистым листом бумаги с указанием на нем фамилии,
имени и отчества соответствующего уволенного сотрудника;
 снабжать каждое объединенное дело (том) внутренней описью с перечислением
фамилий, имен и отчеств и указанием номеров страниц, в пределах которых
расположены соответствующие документы.


5.4. Передача личных дел в архив осуществляется не позднее трех лет после завершения
их в делопроизводстве в соответствии с графиком. Предварительно ответственным за
ведение дел проверяется полнота и правильность подготовки личных дел к передаче.
Выявленные при проверке недостатки устраняются ответственным за ведение дел.
Передача и прием производятся по описи с простановкой отметок о наличии личных
дел.
5.5. Личные дела работников, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года,
хранятся 75 лет, после 1 января 2003 года – 50 лет.
6. Ответственность работодателя и работника
6.1. Работники образовательной организации обязаны своевременно представлять
сведения об изменении своих персональных данных, включенных в состав личного дела.
6.2. Ответственный за ведение дел работников несет дисциплинарную и иную
ответственность за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в личных
делах, и за иные нарушения порядка ведения личных дел.
7. Права работодателя и работника
7.1. Работники образовательной организации имеют право:





получать полную информацию об обработке своих персональных данных;
получать доступ к своим персональным данным;
получать копии документов, хранящихся в личном деле;
требовать исключения или исправления неверных и неполных (искаженных)
своих персональных данных.

7.2. Работодатель имеет право:
обрабатывать персональные данные работников, в том числе и на электронных
носителях;
 запрашивать от работников информацию, необходимую для ведения личных
дел и обработки персональных данных.
